Pre-ferragosto in pizzeria: gestire l'ondata di ordini

Il primo agosto il paese cambia faccia nel giro di tre giorni. Tornano quelli che lavorano al Nord, si riaprono le case chiuse da settembre, arrivano cognati e nipoti che nessuno vedeva da un anno. E la sera nessuno ha voglia di accendere il forno di casa a trentotto gradi.

Risultato: dal 1° al 15 agosto la tua pizzeria fa in due settimane quello che normalmente fa in un mese. È la notizia buona. Quella meno buona è che non lo fa distribuito bene: si concentra su cinque o sei sere, tutte insieme, tra le 20:00 e le 21:30, con il telefono che suona mentre hai le mani nella farina.

E qui succede la cosa che fa più danno di tutte, perché non la vedi: la chiamata che non riesci a prendere non torna. Quello dall'altra parte non richiama tra dieci minuti. Chiama l'altra pizzeria, o si mangia una parmigiana. Tu non lo sai nemmeno che è successo, perché un ordine perso non lascia traccia da nessuna parte.

Mancano meno di due settimane a Ferragosto. Questo è il momento giusto per prepararsi, non il 13.

Chi sono i clienti di agosto (e perché ti fanno perdere più tempo)

Il cliente di agosto non è il tuo cliente abituale. Sono tre tipi di persone diverse, e tutte e tre ti rubano minuti al telefono.

Quelli che tornano. Mangiano da te da vent'anni, ma non sanno che hai cambiato il menù, che ora fai le pizze con il grano siciliano, che il martedì chiudi. Ti chiamano e ti fanno raccontare tutto.

Gli ospiti. Il cugino di Milano, la fidanzata di, i bambini. Non ti conoscono per niente. Chiedono se avete quella senza glutine, se c'è il posto fuori, quanto ci vuole, se si paga con la carta.

Le seconde case e le frazioni. Gente che sta a quattro chilometri dal centro, in una contrada che tu conosci a metà. Metà della telefonata se ne va per capire dove abitano e se ci arrivi.

Ognuna di queste chiamate dura tre, quattro minuti. Fanne venti in una sera e sono un'ora e mezza di telefono, tutta dentro la fascia in cui dovresti stare al forno.

Il collo di bottiglia non è il forno: è la linea occupata

Chiediti una cosa sola, e rispondi onesto: quante persone, sabato scorso, hanno trovato occupato e non hanno riprovato?

Non lo sai. Nessuno lo sa, ed è esattamente il problema. Il forno lo vedi pieno, i cartoni li conti, gli incassi li leggi a fine serata. Le chiamate perse no: non compaiono da nessuna parte, quindi nella tua testa non sono mai esistite.

Facciamo un conto ipotetico, giusto per dargli una forma. Se in una sera di picco perdi tre chiamate — tre, non trenta — a venticinque euro di scontrino medio sono settantacinque euro. Su sei serate forti di agosto fanno quattrocentocinquanta euro che non hai mai visto. Non è una statistica, è aritmetica: mettici i tuoi numeri veri e vedi cosa ti esce.

Di questo abbiamo già parlato per il sabato sera normale, e ad agosto vale il doppio: il telefono che squilla ottanta volte.

Le cinque cose da fare adesso, in ordine

Non serve rivoluzionare niente in dieci giorni. Servono cinque cose fatte prima che arrivi l'onda.

1. Metti gli orari di agosto dove la gente li cerca

Chi arriva in paese ad agosto non ha il tuo numero in rubrica: apre Google e scrive "pizzeria" più il nome del paese. Se la tua scheda dice orari sbagliati, o peggio dice "chiuso" quando sei aperto, quella persona non ti chiama proprio.

Vai sulla tua scheda Google e metti gli orari straordinari per Ferragosto: se il 15 sei aperto, scrivilo; se chiudi il 16 e 17, scrivilo. È la funzione che quasi nessuno usa e che ad agosto vale più di qualsiasi altra cosa. Se la scheda non l'hai mai sistemata, si fa in un'ora: la guida completa è qui.

2. Scrivi il menù, una volta sola

Metà delle domande al telefono sono domande sul menù. Se il menù è leggibile da fuori — sul telefono, senza chiamare — quelle domande spariscono.

Non serve un sito. Serve che qualcuno, alle 19:40, possa vedere cosa fai, quanto costa, e cosa c'è dentro. Compresi gli allergeni, che ad agosto ti vengono chiesti tre volte più del solito perché arrivano persone che non conosci.

3. Fai in modo che l'ordine arrivi scritto

Questo è il punto che cambia la serata. Un ordine detto a voce mentre inforni è un ordine che qualcuno deve ricordare, ripetere, e ogni tanto sbagliare. Un ordine scritto lo leggi quando ti gira comodo, resta lì, e non ha bisogno di conferme.

WhatsApp è un primo passo ed è meglio del niente, ma regge fino a un certo punto: quando i messaggi diventano quaranta, li perdi dentro la chat come perdevi le chiamate. Una pagina d'ordine vera fa un lavoro diverso: il cliente compone da solo, sceglie l'ora, e a te arriva l'ordine già pronto da infornare, con nome, indirizzo e totale.

4. Dai le fasce, non i "venti minuti"

"Venti minuti" detto alle 20:30 di un 13 agosto è una bugia che ti torna indietro sotto forma di gente arrabbiata al bancone.

Meglio ragionare a fasce di ritiro: 19:30-20:00, 20:00-20:30, e così via, con un numero massimo di pizze per fascia che sai di reggere. Quando una fascia è piena, è piena: il cliente prende quella dopo e lo sa da subito. Ci guadagni due volte, perché smetti di avere venti persone tutte insieme alle 20:45 e nessuno alle 19:30.

5. Decidi il raggio di consegna prima, non al telefono

Ad agosto ti chiamano dalle contrade, dai villini, dal lido. Se decidi caso per caso mentre hai la pala in mano, dici sì a una consegna da dodici chilometri che ti tiene il fattorino fuori quaranta minuti nel momento peggiore.

Decidi adesso: fin dove arrivi, con quale minimo d'ordine, con che costo di consegna. Scrivilo e non discuterne più. Se lavori con i lidi e le spiagge, i conti sono un po' diversi e li abbiamo fatti qui.

Il conto che conta davvero

C'è un motivo per cui insisto sugli ordini scritti proprio adesso: agosto è l'unico momento dell'anno in cui il tuo problema non è trovare clienti. I clienti ci sono già, sono in paese, hanno fame e hanno voglia di pizza. Il problema è riuscire a prenderli tutti.

Un sistema che prende ordini al posto tuo, ad agosto, non ti serve per fare marketing. Ti serve per non buttare le sere che valgono di più dell'anno, e per arrivare al 16 senza aver litigato con tua moglie tre volte.

Con Yumly hai il tuo menù online con il tuo nome, il cliente ordina da lì, tu vedi arrivare gli ordini scritti su uno schermo in cucina. Costa 29 euro al mese fissi — non una percentuale sugli ordini: che tu ne faccia dieci o trecento, paghi 29 euro. E i clienti restano tuoi: numeri, indirizzi, storico, tutto esportabile quando vuoi.

I primi 30 giorni sono gratis, senza carta di credito. Che, guarda caso, sono esattamente il tempo che ti separa dalla fine di agosto: lo provi sulle serate vere, non su una prova finta a novembre.

Se vuoi vedere com'è fatto prima di decidere, guarda la demo. E se il menù non hai tempo di caricarlo — che ad agosto ci credo — ci mandi una foto e lo carichiamo noi: si fa in giornata.

Cosa fare oggi, se hai dieci minuti

1. Apri la tua scheda Google e metti gli orari del 14, 15 e 16 agosto.
2. Guarda il menù come lo vede uno che non ti conosce: si legge dal telefono? Ci sono i prezzi?
3. Decidi il raggio di consegna e il minimo d'ordine, e diglielo a chi ti aiuta in cucina.
4. Scegli le fasce di ritiro e quante pizze regge ognuna.
5. Se vuoi provare gli ordini scritti prima del 15, parti dalla demo o scrivimi a info@yumly.it: il menù te lo carichiamo noi in giornata.

Ferragosto arriva comunque. L'unica cosa che decidi tu è se ti trova con il telefono in mano o con le pizze già sul banco.