Ordini online in pizzeria: quanto tempo serve davvero

«Non ho tempo per mettermi a gestire un altro sistema.»

È la frase che sento più spesso, e non è una scusa. Chi la dice sta lavorando quattordici ore al giorno e ha già una decina di cose che gli chiedono attenzione: il fornitore, la scheda Google, la pagina Instagram che qualcuno gli ha aperto e nessuno aggiorna. L'ultima cosa che gli serve è un altro schermo che vuole essere riempito.

Solo che il conto, di solito, si fa dalla parte sbagliata. Si guarda quanto tempo costa il sistema nuovo e non si guarda mai quanto tempo costa quello che stai già facendo. Facciamolo al contrario.

Cronometra una telefonata sola

Non ti serve una statistica, ti serve il tuo numero. Sabato prossimo, la prima telefonata d'ordine che arriva, guarda l'orologio quando alzi la cornetta e guardalo quando riattacchi.

Dentro quella telefonata ci sono sempre le stesse cose: rispondi con le mani sporche, chiedi di ripetere perché in sala c'è casino, fai lo spelling della via, chiedi «Marinara o Margherita?», dici «venti minuti» sperando che sia vero, e poi te lo scrivi su un foglietto — mentre il telefono suona di nuovo.

Mettiamo che siano tre minuti. Se sabato ne fai trenta, di telefonate, sono un'ora e mezza di lavoro. Non un'ora e mezza di tempo libero: un'ora e mezza rubata al forno, nel momento in cui il forno è la cosa che ti fa guadagnare. Se sono due minuti e ne fai venti, sono quaranta minuti. Fai il tuo conto, con i tuoi numeri: qualunque cifra ti esca, quello è il prezzo che paghi già adesso, ogni settimana, senza vederlo in nessuna fattura.

E dentro non c'è il costo peggiore, che sono gli ordini che non arrivano proprio: di quello, in ordini persi ed euro, ho fatto il conto separatamente nel pezzo sul sabato sera al telefono.

L'altro lato del conto: quanto dura un ordine che arriva scritto

Adesso l'altra colonna. Un ordine che entra dal sito, dal momento in cui arriva a quando è chiuso, sono tre tocchi. Te li elenco per come sono davvero, non per come suonano bene:

1. Tocchi «Accetta». Si apre una finestrella con i tempi già pronti: 15, 20, 30, 45, 60 minuti. Trenta è già selezionato.
2. Confermi. Se trenta va bene, è un secondo tocco e basta; se stasera sei lungo, prima tocchi 45. Il cliente riceve l'orario da solo — tu non chiami nessuno.
3. A fine giro, tocchi «Cliente ha ritirato» (o «Consegna», se lo dai al fattorino).

Fine. Non c'è un quarto passaggio, e non c'è niente da scrivere: nome, roba, indirizzo, quanto viene e se ha già pagato sono già scritti lì.

Se colleghi Telegram, l'ordine ti arriva come un messaggio con quattro bottoni — 20, 30, 45, 60 minuti, ognuno con già scritto l'orario che il cliente vedrà. Lì è un tocco solo, dalla notifica, senza aprire niente.

Da rifiutare, quando non ce la fai proprio, è un tocco più una conferma. Nessun modulo, nessun motivo da scegliere.

«E se sono in mezzo alle pizze e non lo guardo?»

Questa è la domanda giusta, ed è dove la maggior parte dei sistemi ti frega: ti danno un pannello che funziona solo se lo stai guardando.

Come sei avvisato:

• Un'email a ogni ordine. Questo canale è acceso da subito e non va configurato: è la rete di sicurezza, anche se non attivi nient'altro.
• Telegram, se lo colleghi: notifica sul telefono con i bottoni di cui sopra.
• Notifiche del browser, anche a telefono bloccato. Una nota pratica che vale la pena sapere prima: su iPhone devi aggiungere la pagina alla schermata Home, altrimenti a schermo bloccato non arrivano. È un giro di trenta secondi, ma se nessuno te lo dice pensi che sia rotto.
• Il suono, che continua finché non tocchi l'ordine — quello sì, richiede la pagina aperta in cassa.

E se non lo vedi lo stesso? Dopo quindici minuti l'ordine si rifiuta da solo, e il cliente viene avvisato. Non è una funzione elegante, ma è quella onesta: preferisco che una persona sappia dopo un quarto d'ora che stasera non ce la fai, piuttosto che aspetti la pizza per un'ora perché nessuno ha guardato il telefono. Sulla card vedi il conto alla rovescia mentre scorre.

Il tempo che non spendi più (ed è la voce grossa)

C'è una categoria di lavoro che sparisce del tutto, e nel conto non la mette mai nessuno: le cose che decidi una volta sola.

Gli orari sono un esempio. Li imposti una volta — i giorni, le fasce — e da lì in avanti la cucina apre e chiude da sola. Non c'è nessun interruttore da ricordarsi di premere ogni sera prima di andare a casa, e fuori orario il cliente vede il menù con scritto quando riapri, invece di mandarti un ordine che non puoi fare.

Stessa cosa per le zone di consegna e per quanto fai pagare ognuna: si decidono parlando, mezz'ora, e stanno lì (ne ho scritto per esteso in dove arrivi e quanto fai pagare).

La sera che sei in ritardo

Succede: due tavolate insieme, il fattorino che tarda, il forno che non sta dietro. Qui la leva è una e te la dico precisa, perché è quella che esiste davvero: «Sospendi ordini», con la durata — 15 minuti, 30, un'ora, due ore. Il sito smette di accettare, e alla scadenza riapre da solo senza che tu debba ricordartene. Se ti liberi prima, «Riapri ora».

Per le chiusure vere — ferie, un lunedì che chiudi, il santo patrono — c'è la chiusura straordinaria con la data e il motivo, che il cliente legge.

Quello che non c'è, e non voglio fartelo credere: non esiste un interruttore unico che dica al mondo «stasera siamo lenti, aggiungete dieci minuti a tutto». Il tempo si allunga ordine per ordine, quando accetti. È un tocco in più su ogni ordine, ed è giusto tu lo sappia prima e non dopo.

Quanto tempo serve per partire (la parte che spaventa di più)

Il timore vero non è la serata: è l'idea di dover passare una domenica pomeriggio a configurare roba. Allora mettiamo in chiaro cosa serve davvero perché il sito prenda ordini. Tre cose:

1. il menù online con almeno un piatto,
2. gli orari della cucina,
3. almeno una zona di consegna — e solo se consegni. Se fai solo asporto, questa salta.

Tutto il resto — il logo, i colori, i supplementi, l'account del fattorino, le notifiche — si può fare dopo, a locale già aperto. La procedura di avvio è fatta apposta con il tasto per saltare ogni passaggio, compreso un «lo faccio dopo» in cima.

E il menù, che è l'unico pezzo lungo? Il menù lo carichiamo noi, gratis per i primi 50 clienti (dopo diventa un costo una tantum di €99): ci mandi le foto del cartellone o il PDF e te lo consegniamo pronto — pizze, prezzi, supplementi, il Normale e il Maxi. Tu lo guardi e dici «qui manca la Bufala». Se invece te lo vuoi caricare da solo, si fa dal telefono fotografando il menù cartaceo, e ci mette meno di un minuto a foto.

Da lì in poi, cambiare qualcosa è roba da un tocco in piedi davanti al forno: la Bufala finita la togli dalla pagina degli ordini con una tendina e domani la rimetti. C'è anche un assistente a cui scrivi in italiano — «metti la bufala esaurita» — che prepara la modifica e aspetta il tuo ok prima di toccare qualsiasi cosa.

Le tre cose che non ti fa risparmiare

Se ti dicessi che sparisce tutto, mentiresti tu al posto mio la prima settimana. Quindi:

• L'indirizzo lo scrive il cliente a mano, in un campo libero: nessuno controlla che esista. Quando è la contrada senza numero civico, la telefonata la fai lo stesso — solo che la fai tu, con calma, avendo già l'ordine scritto davanti, invece di prenderlo di corsa.
• Non c'è nessun ordine minimo automatico. Il sistema non blocca l'ordine da otto euro a sei chilometri: se ti serve, la leva è il supplemento della zona.
• Il telefono continua a squillare. Chi ti chiama da vent'anni continuerà a chiamarti, e va benissimo. Il punto non è togliere il telefono: è che chi non ha voglia di telefonare oggi non ti sta ordinando affatto, e non lo vedi da nessuna parte — ne ho parlato qui.

In sintesi

• Il tempo che «costa» il sistema è tre tocchi a ordine, uno solo da Telegram. Il tempo che costa il telefono lo puoi cronometrare sabato: sono minuti tuoi, ogni settimana.
• Non serve stare davanti a uno schermo: email sempre attiva, notifiche anche a telefono bloccato, e dopo 15 minuti senza risposta l'ordine si chiude da solo invece di lasciare qualcuno ad aspettare.
• Per partire servono tre cose, non trenta. Il menù lo carichiamo noi, gratis per i primi 50 clienti.
• Quello che non risolve — indirizzi a mano, nessun ordine minimo — te l'ho scritto sopra, così non lo scopri al terzo sabato.

Se vuoi vedere com'è fatto senza mettere una carta di credito e senza parlare con nessuno, guarda la demo: sono trenta giorni di prova, e se non ti convince l'account si chiude da solo. Se invece preferisci che ti spieghi io come funzionerebbe con il tuo menù, scrivimi a info@yumly.it.